Saveti za dobru organizaciju poslovnog putovanja

Brine vas kako ćete organizovati poslovni put i da li ste dorasli ovom zadatku?

Ne brinite! Znamo da je ovo težak zadatak koji zahteva dosta vremena i planiranja. Zato smo rešili da vam pomognemo u tome i damo smernice za organizaciju poslovnog puta na kojem ćete istovremeno uživati i obaviti posao zbog kojeg ste i otputovali.

Ukoliko želite da saznate o čemu sve treba da vodite računa i kako da najbrži i najlakši način organizujete uspešan poslovni put, nastavite sa čitanjem ovog teksta.

#1 Odredite način transporta – avion ili autobus

U zavisnosti od od destinacije putovanja – koliko je udaljena i da li poseduje aerodrom u blizini, do nje možete ići avionom ili autobusom i sopstvenim prevozom. Avionski transport svakako je brži, udobniji i komforniji i uvek bolji izbor jer poslovna putovanja uglavnom traju svega nekoliko dana pa vreme provedeno u putu treba da bude što manje.

Avionske karte je potrebno nabaviti na vreme kako bi bili sigurni da za potrebni datum ima karata, a vaš izbor mogu biti low cost, ekonomska ili biznis klasa u zavisnosti od novca koji planirate da izdvojite za transport. Ukoliko vaš put traje 2-4 dana, novac možete uštedeti i uzimanjem karata koje imaju opciju samo ručnog prtljaga koji je sasvim dovoljan za kratak poslovni put.

Na aerodromu budite minimum 2 sata pre poletanja, kako bi bili sigurni da nećete zakasniti na let, a do njega možete doći sopstvenim prevozom. Svoje vozilo možete ostaviti na parkingu u blizini aerodroma, a cenovnik parkinga na aerodromu pogledajte pre polaska kako biste  pronašli sve potrebne informacije.

U slučaju da je ipak potrebno organizovati poslovno putovanje za ceo tim kolega, avionski prevoz može biti skup način transporta, pa je tada znatno isplativije organizovati mini bus ili standardni autobus u zavisnosti od broja ljudi koji putuje.

#2 Smeštaj – hotelski smeštaj ili apartman

Sada kada ste nabavili avionske karte i vaše putovanje je postalo zvanično, sledeće na listi je da pronađete adekvatan smeštaj koji će vam pružiti sve što vam je potrebno.

Da li ćete se odlučiti za hotel ili aparman je stvar vaše preferencije, a najvažnije je da smeštaj bude na adekvatnoj lokaciji kako bi vam sve poslovne aktivnosti – sajam, konferencija, edukacija ili sastanci, bili u blizini.

Proverite udaljenost hotela od svih mesta koje ćete posećivati, kao i da li ćete do njih moći da idete peške ili ćete pak morati nekim transportnim sredstvom kao što su metro ili taksi.

Takođe, ukoliko je potrebno da budete u kontaktu sa ostalim zaposlenima, važno je da u hotelu postoji brza i pouzdana internet konekcija koja će vam omogućiti efikasno poslovanje.

Smeštaj možete naći jednostavno putem Interneta, a najčešće se za tu svrhu koriste pouzdani i provereni sajtovi za pronalaženje smeštaja – Booking i AirBnb. 

#3 Pakovanje kofera – spakujte se adekvatno

Ukoliko je destinacija na koju putujete u drugoj državi, važno je da proverite vremensku prognozu kako bi znali koju odeću je potrebno da ponesete sa sobom.

U svom koferu je potrebno da imate odeću za različite prilike – poslovnu odeću za dnevne aktivnosti, svečanu odeću ukoliko idete na neki važan poslovni dogašaj, proslavu ili večeru, a ne smete da zaboravite ni udobnu i ležernu odeću koja vam je potrebna za slobodno vreme koje ćete imati na raspolaganju. Važno je i da obuća koju ponesete bude udobna, jer ćete verovatno ceo dan biti u njoj.

Za razliku od putovanja u sopstvenoj režiji, na letovanje ili zimovanje, pakovanje za poslovni put je malo drugačije. Dok na more sa sobom nosite gomilu stvari, na poslovni put nosite samo one stvari koje su vam potrebne. Na taj način ćete uštedeti vreme i uvek imati spremne kombinacije za svaku priliku, a ukoliko je putovanje kraće moći ćete sa sobom da nosite samo ručni prtljag.

Takođe, potrebna vam je torba u kojoj će stajati sva dokumenta, pasoš i potreban materijal za sastanke, kao i torba za laptop koji će vam sigurno biti neophodan.

#4 Unapred isplanirajte slobodno vreme između obaveza

Imate slobodno vreme između sastanaka? Pa zašto ga ne biste iskoristili za obilazak važnih znamenitosti grada u koji putuje?

Najbolji deo poslovnih putovanja je ono malo slobodnog vremena koje imate na raspolaganju za aktivnosti po svom izboru. Kako to vreme uglavnom nije dugo, da biste ga maksimalno iskoristili, savetujemo vam da unapred isplanirate mesta koja želite da posetite.

Poslednjih godina pojavili su se novi trendovi u poslovnim putovanjima, a jedan od njih je upravo spajanje lepog i koristog, a mnogi ljudi se čak i odlučuju da svoje poslovno putovanje produže dan ili dva.

U zavisnosti od plana putovanja, napravite listu znamenitosti, muzeja, kafica i restorana koje želite da posetite i napravite raspored aktivnosti. Na ovaj način ćete obaviti posao zbog kojeg ste i otišli na putovanje, a istovremeno ćete uživati u otkrivanju lepote grada u kojem se nalazite.

Nadamo se da smo vam ovim tekstom pomogli u organizaciji poslovnog putovanja i da ćete poslušali naše savete kako bi ono prošlo što uspešnije.

OVDE MOŽETE SLUŠATI SMART RADIO

(Katarina Nikolić)