Šta su elektronske fakture?
Elektronske fakture su računi u digitalnom obliku koji se izdaju, primaju i čuvaju isključivo elektronski, a imaju istu pravnu važnost kao i fakture u papirnom obliku.
Njihova glavna prednost ogleda se u bržoj i sigurnijoj razmeni između preduzeća, jednostavnijoj poreskoj kontroli i većoj transparentnosti poslovanja, kao i u značajnom smanjenju troškova.
Sistem elektronskih faktura (SEF)
Sistem elektronskih faktura (SEF) predstavlja državnu platformu za razmenu i čuvanje e-faktura, kojom upravlja Ministarstvo finansija preko Poreske uprave. Njegova osnovna svrha je obezbeđivanje veće transparentnosti u poslovanju, potpuna digitalizacija procesa fakturisanja i značajna ušteda vremena i resursa.
Ko je obavezan da koristi sistem elektronskih faktura?
Od 2022. godine sistem elektronskih faktura postao je obavezan za sve institucije javnog sektora, kao i za firme i preduzetnike koji su u sistemu PDV-a. To znači da su javne ustanove, državne institucije i javna preduzeća u obavezi da izdaju i primaju fakture isključivo putem SEF-a, dok privredni subjekti koji su obveznici PDV-a moraju da koriste ovaj sistem u poslovanju kako međusobno, tako i u saradnji sa javnim sektorom. Sa druge strane, preduzetnici paušalci i lica koja nisu u sistemu PDV-a nisu u obavezi da koriste SEF, ali im je omogućeno da se dobrovoljno priključe ukoliko žele da modernizuju i olakšaju svoje poslovanje.
Kako funkcioniše sistem elektronskih faktura?
Sistem elektronskih faktura zasniva se na primeni propisanog srpskog standarda za izdavanje e-faktura. Faktura se kreira u računovodstvenom softveru ili na samom portalu i zatim šalje kroz SEF, gde se automatski proverava tačnost unetih podataka. Nakon uspešne provere faktura dobija jedinstveni identifikacioni broj i datum izdavanja. Primalac fakture ima obavezu da je pregleda i odluči da li će je prihvatiti ili odbiti, a ukoliko to ne učini u roku od 15 dana, sistem će je automatski odbiti. Sve izdate i primljene fakture čuvaju se u SEF-u najmanje deset godina, dok se kod pravnih lica koja nisu obveznici PDV-a taj rok smanjuje na pet godina.
Prednosti elektrosnkih faktura
Elektronske fakture donose brojne prednosti kako za privredu tako i za državu. Njihova najveća vrednost ogleda se u uštedi vremena i troškova, jer se ceo proces fakturisanja odvija digitalno, bez potrebe za štampom i čuvanjem papirnih dokumenata. Razmena faktura je brža, sigurnija i jednostavnija, što smanjuje mogućnost grešaka i ubrzava knjiženje u poslovnim knjigama. Zahvaljujući centralizovanom sistemu obezbeđena je veća transparentnost u poslovanju i lakša poreska kontrola, dok automatizacija procesa doprinosi modernizaciji poslovanja i povećanju efikasnosti.
Najčešće greške priliko izdavanje elektronskih faktura
Prilikom korišćenja sistema elektronskih faktura, firme se ponekad suočavaju sa određenim greškama i problemima. Najčešće se radi o pogrešno unetim podacima, kao što su netačne šifre PDV-a, neispravni iznosi ili podaci o primaocu. Takođe, nepravilno popunjeni obrasci mogu dovesti do odbijanja fakture od strane primaoca ili SEF-a. Problemi se javljaju i zbog nedovoljne integracije softvera sa SEF-om, što otežava automatsko knjiženje i praćenje faktura. Pored tehničkih grešaka, učestale su i situacije kada primalac ne potvrdi fakturu u zakonskom roku, što dovodi do automatskog odbijanja. Redovna edukacija zaposlenih i pravilno podešavanje softverskih rešenja značajno smanjuju rizik od ovih grešaka i omogućavaju efikasnije korišćenje sistema.
Pravni okvir i propisi
Elektronske fakture u Srbiji regulišu se zakonima i podzakonskim aktima koje donosi Ministarstvo finansija i Poreska uprava. Osnovni pravni okvir čine Zakon o elektronskom fakturisanju i odgovarajući pravilnici koji definišu formate faktura, način izdavanja, slanja, prijema i čuvanja e-faktura. Propisi jasno određuju obaveze obveznika, rokove za prihvatanje i čuvanje faktura, kao i odgovornosti u slučaju nepravilnosti. Cilj pravnog okvira je da e-fakture imaju istu pravnu snagu kao papirne fakture, da olakšaju poresku kontrolu i da obezbede sigurnost i transparentnost u poslovanju.
Čuvanje i arhiviranje elektronskih faktura
Sve elektronske fakture koje se izdaju i primaju preko SEF-a čuvaju se u sistemu u elektronskom obliku, što eliminiše potrebu za papirnom dokumentacijom. Zakonom je propisano da fakture obveznika PDV-a moraju biti arhivirane najmanje 10 godina, dok se kod pravnih lica koja nisu obveznici PDV-a taj rok smanjuje na 5 godina. Elektronsko čuvanje omogućava lako pretraživanje, brzi uvid u istoriju faktura i jednostavnu kontrolu, a istovremeno garantuje pravnu validnost i sigurnost podataka.
Elektronske fakture u praksi
Elektronske fakture predstavljaju korak ka potpunoj digitalizaciji poslovanja i značajno olakšavaju administrativne procese. Njihovo pravilno korišćenje ne samo da smanjuje greške i ubrzava razmenu računa, već i obezbeđuje punu transparentnost i pravnu sigurnost. Preduzećima se preporučuje da svoje računovodstvene softvere integrišu sa SEF-om i da redovno obučavaju zaposlene za rad sa sistemom, čime se maksimalno iskorišćavaju prednosti digitalnog fakturisanja i izbegavaju problemi koji mogu nastati prilikom izdavanja i prijema faktura.
