Odlazak tima van granica zemlje predstavlja moćan alat za jačanje odnosa među zaposlenima, unapređenje poslovne saradnje ili predstavljanje firme na međunarodnom nivou. Međutim, bez dobro organizovanog prevoza, čak i najbolje osmišljen događaj može naići na ozbiljne prepreke.
Kada se organizuje poslovni put u inostranstvo, posebno za veće grupe, svaka greška u planiranju može dovesti do kašnjenja, dodatnih troškova i stresa. Upravo zato je detaljna logistika prevoza jedan od ključnih preduslova za uspešan team building ili poslovni sastanak.
Ključni faktori za izbor vrste prevoza do krajnjeg odredišta u inostranstvu
Pre nego što rezervišete prevoz do Beča, Budimpešte, Sofije ili nekog drugog velikog grada u okolnim zemljama, definišite osnovne parametre koji su vezani za samo putovanje. Pre svega, utvrdite tačan broj putnika, koji direktno utiče na izbor vozila.
Za manje timove do 3 putnika, pogotovo ako je mesto sastanka dalje, poput Frankfurta, Amsterdama ili Pariza, možda je najbolja opcija avionski prevoz. Naravno, u zavisnosti od cene karti koje budu dostupne za željeni termin i destinaciju, razmotrićete da li vam se takav vid putovanja isplati.
Sa druge strane, za nešto veće grupe do 10 ili 15 ljudi, kombi kao opcija za prevoz do Beča ili neke druge bliže destinacije je verovatno najbolja i najisplativija varijanta. Osim toga, brže ćete stići, na primer, iz Niša do Sofije ili iz Beograda do Zagreba ukoliko putujete kombijem, jer se često dešava da na aerodromu provedete i puna dva sata pre poletanja, plus vreme koje je potrebno za sam let. Ukoliko su u pitanju veće grupe, verovatno je najisplativije zakupiti par kombija ili autobus.
U svakom slučaju, lokacija polaska i destinacija, kao i dužina boravka, određuju da li je isplativiji avionski prevoz, organizovan kopneni transfer ili kombinacija različitih transportnih sredstava.
Takođe, važno je razmotriti tip događaja. Hitni poslovni sastanci zahtevaju fleksibilnost i brzo pronalaženje rešenja prevoza, gde se kombi prevoz opet nameće kao odličan izbor. Ako vam je potrebno da na put povedete više ljudi, imajte na umu da avionske karte u tom broju možda neće biti dostupne za željeni datum. Uz to, neophodna dokumentacija, tehnička oprema i ograničena količina prtljaga, takođe igra važnu ulogu u izboru prevoza za timske poslovne događaja, jer ćete vrlo verovatno želeti da ponesetei promotivni materijal.
Određivanje optimalnog puta ka inostranoj destinaciji
Planiranje rute je ključ uspeha, naročito kada prevoz uključuje kopneni deo puta do susedne države. Detaljno istražite put kojim ćete ići i uključite potencijalne carinske procedure, čekanje na graničnim prelazima, saobraćajne gužve u špicevima, vremenske uslove, pogotovo tokom zime ili kišnog perioda godine, kao i eventualne radove na deonicama kojim prolazite. Kašnjenje na sastanak svakako nije dobra opcija jer daje ton neprofesionalnosti.
Korišćenje aplikacija za navigaciju i proveru stanja u realnom vremenu, poput Google maps, olakšava planiranje rute, određivanje pauza ili preusmeravanja na druge putne pravce, ukoliko dođe do zastoja. Takođe, u slučaju većih grupa, vozači i koordinator treba da budu ažurno informisani o eventualnim zadržavanjima kako bi se komunikacija sa učesnicima odvijala bez problema.
Komfor i funkcionalnost, izbor između avionskog prevoza i kombi prevoza
Sigurno je da avion predstavlja brže rešenje za udaljene lokacije (preko 1000 km), ali česte promene termina letova usled lošeg vremena, čekanje na aerodromu, carinjenje i transport do krajnje destinacije, može neplanirano produžiti vreme vašeg putovanja. Sa druge strane, grupni transport kombijem ili minibusom donosi veću slobodu izbora polaznih tačaka i vremena putovanja. U isto vreme stvara se osećaj zajedništva i team building atmosfere već tokom puta, što u krajnjem zbiru donosi benefite poput bolje motivisanosti za rad i veće efikasnosti tokom i nakon povratka sa puta.
Isto tako, avionske karte za veće grupe uključuju dodatne troškove za prtljag i promene planova. Suprotno tome, ukoliko se odlučite za vožnju kombijem, nećete morati da čekate na terminalima, nije potrebno čekiranje i nema izlaganja dodatnim troškovima oko prtljaga.
Transfer od aerodroma do mesta održavanja događaja ili hotela
Ukoliko se odlučite za avionski prevoz, lokalni transferi predstavljaju ključnu kariku u lancu dobro organizovanog puta. Nakon sletanja, učesnici moraju brzo i udobno stići do hotela ili druge lokacije događaja. Preporuka je da zakažete transfer unapred i kontaktirate lokalnog prevoznika sa iskustvom u prevozu poslovnih grupa. Profesionalni transferi uključuju vozača koji govori engleski, tačnu koordinaciju i besprekornu komunikaciju sa organizatorom.
Imajte na umu da aerodromski transfer do mesta odsedanja ili događaja zahteva dodatne troškove. Dakle, moraćete da izdvojite dodatni novac, što poskupljuje vaše putovanje. Osim toga dostupnost vozila za može biti upitna, posebno za veće grupe. U vreme letnje turističke sezone veliki gradovi u inostranstvu poput, Budimpešte, Praga, Minhena, Pariza i posebno Beča, su često prebukirani turistima i zaista je teško pronaći aerodromski transfer za veće grupe ukoliko ga ranije niste rezervisali.
Cena prevoza i izrada budžeta za timsko putovanje u inostranstvo
Troškovi prevoza mogu značajno varirati u zavisnosti od vrste vozila, udaljenosti, trajanja putovanja i dodatnih usluga. Zato je važno isplanirati budžet unapred, uzimajući u obzir sve stavke, od cene karte za avion do sredstava potrebnih za zakup kombija.
Kada se radi o prevozu tima na putovanje u inostranstvo, kombi (minibus) predstavlja izuzetno povoljan izbor. Umesto individualnog rezervisanja avionskih karata ili korišćenja više taksija, jednim vozilom se vrši prevoz cele grupe, što značajno smanjuje ukupne troškove po osobi. Pored uštede na gorivu i plaćanju parkinga ili taksija, deljenjem jednog vozila smanjuju se i troškovi putarina, pa se kombi prevoz uglavnom nameće kao najekonomičnija opcija za grupne transportne.
Ukoliko imate česte potrebe da tokom godine planirate timske sastanke u inostranstvu preporučujemo vam sklapanje ugovora sa pouzdanim prevoznikom. Na taj način firma može da računa na popuste, prioritetno zakazivanje i veću fleksibilnost.
Brendiranje, sadržaj tokom puta i VIP tretman
Timsko putovanje u inostranstvo u organizaciji firme, osim poslovnih ciljeva može biti i dobra šansa za promociju vašeg poslovanja. Brendiranje vozila logom kompanije ne samo da pojačava prepoznatljivost, već ostavlja profesionalan pečat. Ukoliko organizujete poklon putovanje za vaše poslovne partnere, u toku vožnje može se emitovati korporativna prezentacija, video promo-materijal ili ponuditi osveženje, voda, kafa, čak i neka lokalna poslastica u pakovanjima koja nose obeležje vašeg brenda.
Za važne klijente ili partnere, VIP opcije, poput vožnje sa uniformisanim vozačem ili kombi vozila visokog standarda, mogu dodatno doprineti osećaju važnosti i poštovanja. Ovi detalji čine razliku između prosečnog i premium poslovnog iskustva.
Organizacija prevoza za poslovne događaje zahteva pažljivo planiranje i izbor pravih partnera. Dobar prevoz omogućava efikasnost i tačnost, ali ostavlja i snažan utisak na zaposlene i saradnike. Kroz kvalitetnu logistiku, firma pokazuje profesionalizam i brigu o svakom detalju. Ulaganje u organizovan prevoz višestruko se isplati kroz vreme, opšti utisak i lojalnost tima.
OVDE MOŽETE SLUŠATI SMART RADIO
